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企业应该如何避免管理异化


痕迹管理是指通过文字、数据、图片、音频、影像、实物等资料,对事件过程进行记录并建档,目的在于方便事中监管、事后查证。


痕迹管理最大特点是增加了工作的透明度,实现了管理的精细化,提升了监管的即时性、全程性和同步性,方便了事后对事件发生过程的复原、有效追溯,以及对过程真伪、质量优劣、工作好坏的评价。


痕迹管理属于过程管理的一种方式,是常见的、有效的管理手段和工作方法,其本身没有原罪。但管理有度,过之则偏。


近年来,痕迹管理在企业安全工作中异化为痕迹主义较为突出,主要表现为:以文件落实文件,以会议落实会议,安全学习必须签到,基层演练必须记录评估等,特别是在中央三令五申为基层减负的大环境下,如何让企业安全工作中的痕迹管理回归本源,值得安全管理人员深思。



一、痕迹管理异化的表现与危害




1

事无巨细,精致留痕



无论事情大小,凡事必留痕,且追求痕迹的精细化和完整性、资料书写的美观性,报表、图片、视频、文字总结等各种材料的齐全性,以及不同资料在逻辑上的环环相扣与绝对呼应。


这种过分追求细节的精致留痕思维,首先是工作量大,势必会耗费安全管理人员大量的时间和精力,久而久之,基层必定疲于应付;其次,有的工作往往不需要过于精细的过程,一样可以取得好的效果。


比如,应急演练中,把演练的过程、评估、总结按部就班手写下来,根本无益于演练质量的提升;如果采取视频录像、照片采集、全员讨论分析等模式,反而能达到比较好的效果。


当安全管理人员意识到把自己的时间精力浪费在没有意义和价值的事情上时,他们必然会心生抵触,影响工作的积极性和主动性,同时,上级管理的权威性也会受到质疑。


2

过度监管,劳民伤财



这里指通过查看“痕迹”,把“监管”变成了“监控”,对基层工作实施超精细的管理和全方位无死角、全过程无遗漏的监控,试图通过高强度的过程监管来获取一个好的结果。比如,当前部分企业针对岗位操作风险开展班前会活动,要求每天都要实施风险分析与承诺,其实际效果如何,有待商榷。
     

应该看到,


  • 一则,过度监管必然导致加密“留痕”,大大增加管理成本,耗费基层的人力物力财力,引发基层反感甚至不配合;



  • 二则,过度监管也让下级感到约束和不信任,最终导致上下级间失去互信,引发紧张氛围;



  • 三则,过度监管下,管理机关常常认为自己已经非常尽职尽责,对出现的问题,很容易将责任推卸给基层,长此以往,必然使管理机关与基层离心离德、一盘散沙。



3

舍本逐末,导向错位


 
一方面,没有树立正确的结果导向,在日常管理特别是绩效考核中,过分放大“痕迹”的效用,把工作过程完全视为工作业绩,没有认识到“过程管理固然重要,但最终要服务于结果”。


比如,部分企业在安全标准化创建过程中,对依靠安全资料来体现企业的安全管理水平强调得比较多。
     

另一方面,没有树立正确的实绩导向,把资料台账作为考核的第一依据,有的甚至开展安全资料大比武,以“看材料”代替“看实效”,简单地以资料的多少来评价工作成效的好坏。


可想而知,由于“修复各类资料”所付出的成本与因工作成绩不好而受到上级批评、处罚或惩戒相比,修复资料自然要划算得多。


这会诱使基层为了使痕迹看起来更加完美,为了得到上级的肯定和褒奖,而对各种留痕的资料进行反复修改和包装,有时甚至走上弄虚作假、欺上瞒下的歪路,从而严重影响一个单位的风气。


二、痕迹管理异化的本质与根源




1

“四风”犹存



一是管理机关存在官僚主义习气,不深入基层和群众,不了解实际情况,习惯坐在办公室看资料,从痕迹中找问题、找线索,然后再遥控指挥;习惯站在权力掌控者的角度,命令基层上报情况、上报数据、上报材料。


二是管理机关存在形式主义做派,工作中常常走过场、做虚功,热衷于洋洋洒洒的痕迹过程而不是实实在在的结果。


三是管理机关存在零容错思维,对下级不信任,力求通过痕迹管理的即时监控、全程监控,随时掌握基层的一举一动,随时指点基层的一言一行。


2

方法不对



有句话说得好,方法选对,事半功倍。在痕迹管理中,不同的留痕方式会产生大不同的效果。比如,人工留痕的方式通常情况下耗时费力,而运用信息技术、智能技术就会让留痕变得简便易行。
     

如果管理机关在选择留痕方式上不动脑筋、不创新思路、不善于运用信息技术等新手段,不切实际地随意确定留痕方式,必然会劳民伤财,使痕迹管理异化。


比如,在企业安全标准化达标创建中,有的企业要求基层除了对现有的设备设施、工艺流程等进行巡回检查外,还需对生产建筑物等非关键性设施进行巡检并规范记录。这就是典型的留痕方法选择不当。


如果确实认为有必要对生产建筑物等非关键性设施进行巡检,完全可以采取现场检查的形式,只要现场建筑物等设施完好,就可以一次性认为现场符合要求,没有必要每月对此类项目进行巡检并记录。


3

机制缺陷



从现实情况看,某项工作是否留痕、如何留痕、留多少痕,都是可以根据管理机关、管理人员的意志而随时调整的,几乎一个人一个电话或者群发一条消息就可以实现,不耗费管理机关自身的管理成本,同时,还存在痕迹管理增量容易减量难的问题。


究其根源,一是决策机制不规范,对留痕管理的决策没有经过民主讨论、集体决策的过程,导致管理机关随意发号施令;


二是管理机制不完善,没有根据形势发展的变化,及时对取消或调整某些资料台账进行决策,这就导致有的基层填写几份同类型的资料台账,因为他们没有收到上级取消原有资料台账的通知,即便明知有重复,也不敢擅自取消;


三是约束机制不健全,即对管理机关在痕迹管理中的权力运行还没有建立约束机制,存在监督空白区,必然会出现管理失当的问题。


三、痕迹管理异化的防范与治理



1

树立正向思维



正确认识痕迹管理的意义和作用,充分认识到如果没有一些必要的材料作为支撑,检查考核评比、监督问责等都将空口无凭。


因此,要理性客观看待痕迹管理,不能以偏概全,因噎废食,把痕迹管理看作洪水猛兽;而是要科学有效运用痕迹管理,使痕迹管理规范起来,真正回归管理本源,体现管理价值和作用。
     

比如,随着信息化建设平台的进一步推广运用,应改变传统意义上对关键设施、关键部位的工艺参数人工巡检录取方式,充分利用最新的科技手段,通过信号传输功能实现所有工艺参数电脑后台录取,形成必要的数据库,不仅及时,而且避免了人工的失误。


2

提升素质能力



对管理机关,要加强作风建设,教育机关干部持之以恒纠“四风”,持之以恒整治安全管理中的形式主义、官僚主义,落实为基层减负要求,多站在基层的角度看问题、办事情、做决策;要加强团队建设,增强团队意识、树立团队精神,提高组织协调能力,使机关和基层形成强大工作合力。


对安全管理人员,要加强能力建设,适应痕迹管理的需要,经常性开展业务培训,提高文字的归纳整理水平、数据的录取统计水平、图片的拍摄和后期处理水平等,确保高效优质完成既定工作任务。


3

完善管理机制


     
一是针对凡事必留痕带来的资料台账等繁多问题,建立基层安全管理资料总量预警机制,科学合理设置资料种类、完成耗时总量等上限数据,达到这个上限,管理机关就必须统筹协调、强制削减,数量少了痕迹主义自然就容易得到控制。


同时,也应明确单项工作只让基层填写一种资料,剩下的就是管理机关内部协调、自行按需提取,防止机关多头重复向基层派任务要资料要表格。当然,这里需要管理机关同时建立安全管理数据共享机制。
     

二是建立痕迹管理审核机制,民主、科学地研究确定是否需要留痕、如何留痕、留多少痕。
     

三是树立以安全生产目标完成情况而不是以痕迹作为考核评价依据的正确导向,少看资料多到现场、少听汇报多做沟通,全面客观地评价基层单位安全管理水平,用科学合理的考核“指挥棒”把安全管理人员从一些无谓的事务,特别是留痕、造痕中解脱出来,集中精力多干事、干实事、干成事。


4

巧用信息技术



迅猛发展的信息技术手段,既可以最大限度免去留痕过程中简单、重复、机械的人工劳动,大幅度降低基层安全管理人员的工作强度,也为各环节实现精细化、全方位、全程式痕迹管理提供了支撑。
     

当前,运用信息技术提高痕迹管理质效主要体现在四个方面:


一是提高办公自动化水平,比如利用钉钉、微信、QQ等软件的多人协作在线编辑功能进行数据上报,利用签到功能实现考勤打卡,把软件自动保存的聊天记录直接作为工作沟通交涉的痕迹等。


二是将录音、录像、语音自动识别的信息技术运用到会议记录这一常见常用的痕迹管理中,以音频视频为原始的存档资料,可最大限度地减少会议记录整理工作量。


三是建立业务工作平台,推进数据共享和大数据分析,基层只需一次性填写基础数据,避免基层资料、现场数据的重复提报、交叉提报。


四是运用视频监控技术和直播技术,使安全管理过程更加公开透明。比如通过视频监督平台对现场检查的问题进行复核,改变传统意义的纸质反馈、现场验证,既省时又省力,关键还能通过截图、视频回放等形式长期保存。




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